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Contract Management

Il Contract Management di Ricoh è una soluzione gestita di archiviazione elettronica centralizzata che offre accesso in tempo reale a documenti sempre aggiornati.

L'archiviazione centralizzata permette un migliore controllo dei documenti che, conservati in un ambiente più sicuro, diventano più facili da gestire e da ricercare.

Contract Management consente di trasformare i documenti cartacei in file indicizzati e di archiviarli in cartelle protette, accessibili solo da utenti autorizzati. Eliminando gli errori di archiviazione, la ricerca di contatti e il monitoraggio dei livelli di servizio diventano semplici e veloci.

Caratteristiche e vantaggi principali

La soluzione offre:

Facile accesso alle informazioni riservate

  • I documenti stampati vengono convertiti e indicizzati per semplificarne la ricerca
  • Migliore gestione delle informazioni per avere i dati essenziali immediatamente disponibili e per prendere decisioni in modo più rapido

Maggiore sicurezza

  • Il sistema basato sui ruoli permette di gestire e monitorare l'accesso ai documenti
  • La verifica e la registrazione degli utenti consentono di semplificare la conformità alle normative
  • Il back-up costante permette di tutelare la business continuity e prevenire la perdita dei dati

Maggiore efficienza

  • Il flusso di lavoro digitale è più preciso e riduce il rischio di archiviare i contratti in posizioni errate
  • Il riconoscimento ottico dei caratteri permette di digitalizzare il testo in modo rapido e preciso
  • L'archiviazione elettronica centralizzata migliora l'accesso ai documenti
  • I servizi di check-in/check-out permettono di controllare la versione dei documenti e di accedere a informazioni sempre aggiornate

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