DocuWare est la solution pour la numérisation et la vérification des factures et des contrats chez Ecolint

Avec 140 nationalités et 80 langues maternelles, l’école dispose de 3 campus, qui accueillent au total 4500 élèves de 4 à 18 ans. Avec plus de 9.000 factures annuelles et 10.000 documents se rapportant aux dossiers élèves, cette structure de taille importante faisait face à une volumétrie conséquente de documents papier, ces derniers entrainant des risques liés à la perte, aux oublis ou aux défauts de suivi.

Pour remédier à ce problème, l’établissement se met en quête d’une solution de dématérialisation. A l’issue d’un appel d’offres, la solution DocuWare est retenue. De nombreux départements de l’établissement sont maintenant concernés : la Finance/ Comptabilité en premier lieu pour le traitement et la validation des factures, mais également les 3 professeurs, pour valider les factures de leur département, le service Achats pour la validation des contrats, ou encore la logistique et les frais généraux. Le système de workflows est ainsi largement utilisé au sein des différents services, ce qui favorise le travail collaboratif et l’accélération des processus de validation.

"A l’issue d’un appel d’offres, nous avons retenu DocuWare en raison de la puissance de son paramétrage, de sa flexibilité et de sa capacité à gérer tous types de documents: factures, contrats, budget. Enfin, son rapport qualité prix a également été un critère de choix déterminant."