RICOH Spaces
RICOH Spaces - Workplace Management Platform

Services pour l’espace de travail

RICOH Spaces

Toutes les clés pour inventer les espaces de travail de demain

Rassembler des personnes, des lieux et des expériences

L’environnement de travail de demain est un espace propice à la créativité, à la communauté et à la collaboration qui favorise les expériences en présentiel et l’épanouissement par le travail. 

De la réservation d’un bureau ou d’une salle de réunion, aux demandes de services, en passant par la gestion des visiteurs et l’orientation, Ricoh propose une plateforme de gestion de l’expérience sur le lieu de travail résolument axée sur l’humain. 

Grâce à de solides analyses de données, RICOH Spaces vous aide à transformer l’expérience qu’offre votre environnement de travail et à mobiliser les employés à l’ère du travail hybride.

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Une seule plateforme offrant des possibilités infinies pour un cadre de travail optimisé

Réservation de bureau

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Améliorer la journée de travail de vos employés

Permettez à vos employés de repérer et de réserver aisément les bureaux disponibles à l’aide de plans d’étage interactifs en 3D et de l’affichage des calendriers sur le web. Créez des zones de travail ou des pôles qui aident les équipes à localiser leurs collègues et réserver des espaces de travail près d’eux pour une collaboration fluide. 


Une fonctionnalité supplémentaire permet l’intégration avec les consignes intelligentes RICOH, ce qui en fait une plateforme pratique pour les employés qui peuvent effectuer toutes leurs réservations depuis une seule application. 


RICOH Spaces vous permet de répondre rapidement à l’évolution des besoins de votre personnel et de votre entreprise en reconfigurant les espaces de travail en fonction des données recueillies.

Gestion des salles de réunion

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Réserver simplement, partout et à tout moment

Réserver une salle de réunion n’a jamais été aussi facile avec RICOH Spaces. Les utilisateurs peuvent aisément accéder à une vue complète des calendriers sur le web, à des plans d’étage interactifs en 3D et à des écrans tactiles installés dans les salles, le tout par le biais d’une application simple à utiliser. 


L’intégration harmonieuse à des fonctionnalités plus générales, telles que les demandes de services, facilite le processus de gestion des réunions :

  • Réserver des salles voisines en une seule opération
  • Gérer les visiteurs dans le cadre du même flux de réservation de salle
  • Demander des services lors de la réservation de salles
  • Protéger les salles importantes grâce à un workflow d’approbation géré par un administrateur
  • Rechercher des salles en fonction de leurs caractéristiques à partir du calendrier ou des plans d’étage 

Pour faciliter la gestion des salles, RICOH Spaces Room Panel offre une variété de fonctionnalités, dont :

  • Visibilité et réservation simples des salles et arrière-plans personnalisables
  • Alertes d’occupation, avertissements en cas d’annulation et annulation automatique des réservations pour les salles inutilisées
  • Détection de l’occupation grâce aux capteurs IoT et prise en charge de l’éclairage LED
  • Fonction « clore la réunion plus tôt »

Orientation

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Donnez vie à votre environnement de travail grâce à l’orientation interactive en 3D

RICOH Spaces offre à vos employés la possibilité de visualiser un plan d’étage actualisé en temps réel et de réserver une ressource directement depuis un écran grand format situé dans vos bureaux. 


Grâce à la fonction d’orientation, vous pouvez savoir où les membres de votre équipe sont installés et proposer aux invités et visiteurs une représentation visuelle du plan d’étage. 


Affichez votre plan d’étage en 3D sur tout écran pour mettre vos visiteurs à l’aise et leur permettre de se repérer aisément dans vos locaux afin qu’ils repartent avec une expérience positive de votre marque.

  • Une orientation simple et efficace
  • Voir les principaux équipements du bureau (cantines, toilettes ou sorties de secours p. ex.)
  • Faire en sorte que les visiteurs puissent se repérer aisément dans l’espace de travail

Gestion des visiteurs

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Rationalisez votre gestion des visiteurs grâce au numérique

Faites une excellente première impression, renforcez la sécurité et améliorez la productivité de vos employés avec RICOH Spaces Visitor Management. 


La personnalisation de votre expérience d’accueil vous permettra de contrôler les personnes qui entrent dans votre bâtiment, les données que vous collectez et l’expérience de ces visiteurs. Dites adieu aux processus manuels et à la lourdeur des registres papier grâce à notre interface conviviale, qui vous permet de préenregistrer des visiteurs et d’ajouter un hôte qui sera informé de l’arrivée du visiteur.


Que vous gériez un petit bureau ou un grand établissement multisite, notre solution de gestion des visiteurs est flexible, évolutive et personnalisable pour répondre à vos besoins spécifiques.

Affichage dynamique

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Créez une expérience unique pour les employés et les clients

L’affichage dynamique peut être un outil utile pour la communication interne sur le lieu de travail, en facilitant la diffusion de messages ciblés à vos employés et à vos clients par le biais d’écrans numériques. 


Basée sur le cloud et facile à utiliser, la solution de Ricoh vous permet de créer et de gérer du contenu depuis n’importe quel endroit, garantissant ainsi que vos messages sont opportuns et pertinents.

  • Informer vos employés de l’actualité de l’entreprise et des tendances du secteur, et leur fournir les dernières informations météorologiques, sportives et boursières
  • Afficher des données pertinentes pour vos employés sous forme de tableaux de bord et de classements
  • Permettre une utilisation fonctionnelle (orientation, annuaire et réservation d’un bureau p. ex.)
  • Promouvoir des événements et partager des informations importantes sur la formation

Demandes de services

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Des demandes de service flexibles pour simplifier vos processus d’entreprise

Profitez des demandes de services entièrement personnalisables qui peuvent être adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. Grâce à un générateur de formulaires flexible, il ne vous faudra que quelques minutes pour créer votre demande de service (restauration, nettoyage ou préparation d’une salle de réunion, p. ex.). 


Gagnez du temps en automatisant les processus manuels au sein de votre entreprise :

  • Programmer des actions automatisées, telles qu’une nouvelle demande de nettoyage
  • Réaliser l’intégration avec des systèmes de gestion de tickets tiers tels que ServiceNow
  • Recevoir des notifications de demandes de services directement dans Microsoft Teams
  • Enregistrer des visiteurs et demander des services à l’avance
  • Attribuer et limiter les services à certains espaces

Capteurs d’occupation et d’environnement

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Améliorez votre espace de travail avec des capteurs IoT s’appuyant sur l’IA

Dotez votre entreprise de la toute dernière génération de capteurs IoT pour obtenir des données détaillées sur vos espaces en temps réel. 


Les données sont intégrées directement dans les rapports relatifs à votre environnement de travail, permettant ainsi d’obtenir des analyses répondant à vos besoins, tels que des comparaisons de tendance entre les salles réservées et l’occupation effective, ainsi que les tendances au fil du temps. 


Principaux avantages et informations :

  • Bénéficier d’une visibilité en temps réel et d’un décompte des personnes sur les plans d’étage
  • Annuler la réunion si la salle est inoccupée dans les 10 minutes suivant l’heure de début prévue
  • Comparer la façon dont les bureaux, les salles et les espaces sont réservés et utilisés
  • Optimiser l’utilisation des salles de réunion en déterminant, par exemple, si la durée de réservation est plus longue que nécessaire et si la taille de la salle est adaptée au nombre de personnes participant à la réunion

Pourquoi choisir RICOH Spaces ?

En s’appuyant sur ses capacités globales, Ricoh propose une plateforme professionnelle, ainsi que le matériel et les services nécessaires pour créer une véritable solution clé en main. RICOH Spaces est une plateforme ultra-dynamique d’expérience sur le lieu de travail conçue pour relever les défis concrets rencontrés par les entreprises en fournissant : 

  • Une plateforme mondiale disponible en plusieurs langues et pouvant être utilisée partout dans le monde
  • Une expérience utilisateur intuitive et conviviale
  • Une feuille de route guidée par le feed-back de nos clients et consultable par tous
  • Les dernières technologies dans le cloud pour fournir une plateforme fluide et évolutive à l’échelle mondiale
  • Une collecte de données étendue pour contribuer à améliorer l’expérience sur le lieu de travail et offrir un véritable retour sur investissement
  • Des intégrations de partenaires permettant à Ricoh de jouer un rôle de fournisseur unique en tant que partenaire principal
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