Quels processus pouvez-vous numériser dans votre entreprise ?
Pour un grand nombre d’entreprises disposant déjà de structures bien établies, la numérisation peut être un concept relativement abstrait. En numérisant des processus simples, vous libérez des ressources existantes et en créez de nouvelles – quels sont les effets dans la pratique ?
La numérisation sert essentiellement à optimiser les processus des entreprises, c’est pourquoi elle est indispensable. Elle rend les processus plus économiques, plus efficaces et, en fin de compte, plus transparents. Une fois que les processus sont numérisés, vous disposez d’un grand nombre de possibilités, quel que soit le nombre d’opérations effectuées.
Quels processus de numérisation sont prioritaires ?
Pour optimiser les processus dans le contexte de la numérisation, il convient de commencer par le client. Bien entendu, cela ne veut pas dire que les processus internes doivent être traités uniquement en aval ; toutefois, il est bon à savoir que cette manière de procéder améliore significativement la communication avec vos clients, ce qui constitue un bénéfice immédiat pour vous. Dès que le bruit se répand que votre équipe de vente est mieux informée, qu’elle accède plus vite aux produits et services et que les commandes sont traitées plus rapidement, vous donnez un coup de pouce à votre entreprise également en matière de marketing. Votre image ainsi que le déroulement des processus de l’activité quotidienne en bénéficieront. L’exemple de la gestion des relations avec la clientèle (Customer Relationship Management) illustre parfaitement ce qui est dit plus haut : Lorsqu’un client signale un problème ou pose une question, le collaborateur n’a pas besoin de chercher péniblement les informations voire même de faire attendre le client et de le rappeler ultérieurement. Grâce aux processus numérisés, tous les membres importants de l’équipe ont immédiatement accès aux données. Il en va de même si vous allez plus loin et utilisez par exemple des chatbots ou des réponses automatiques dans le cadre du marketing par messagerie.
Numérisation des processus backend
Ensuite, il convient de numériser la comptabilité, la gestion de projets et les ressources humaines, car cela permettra à votre entreprise d’économiser des ressources et du temps précieux pour un résultat nettement meilleur. Une telle démarche permettra également aux petites entreprises d’utiliser efficacement un logiciel de comptabilité en le reliant au compte des recettes et dépenses ou d’établir très facilement les factures destinées à leurs clients. Ce système convient aux petites et moyennes entreprises tout comme aux travailleurs indépendants.
En ce qui concerne l’organisation des projets et du travail, il est possible de miser pleinement sur des outils basés sur le travail en équipe, qui répartissent les tâches et facilitent la communication au sein des équipes. Ces outils facilitent le travail de chaque collaborateur, car les longs échanges par mail deviennent obsolètes. Les solutions d’équipe ne se limitent d’ailleurs pas aux tâches d’équipe, il est également possible d’optimiser l’autoorganisation et de la partager (si les collaborateurs le souhaitent). Les programmes dans le domaine de l’autogestion constituent un aide-mémoire numérique pour les utilisateurs, mais contrairement aux notes manuscrites, il est possible d’effectuer des recherches par mots-clés. En outre, il est possible de partager les notes numériques, ce qui permet d’améliorer encore davantage la communication au sein d’une équipe.
Les solutions évolutives sont particulièrement intéressantes pour les boutiques en ligne, pour qu’elles soient en mesure d’avoir une vue d’ensemble sur les fonctions essentielles et de gérer l’offre en ligne le plus facilement possible. Souvent, cela fonctionne même sans l’exploitation d’un site web hébergé par l’entreprise.
Utiliser des outils bien adaptés aux tâches
Comme beaucoup de choses dépendent des outils que vous utilisez pour la numérisation des processus, il est important de savoir quels outils génèrent le plus grand profit. Les exigences varient fortement d’une entreprise à l’autre, il est donc essentiel de trouver une solution sur mesure. Les logiciels partiellement ou entièrement basés sur le cloud sont un bel exemple. Notamment les petites entreprises et les start-ups aiment travailler avec des solutions cloud, car celles-ci leur offrent une grande liberté d'évolution et seules les capacités réellement utilisées sont facturées.
Lorsqu’une entreprise décide en outre d’externaliser certains processus vers le cloud, elle n’a souvent plus besoin de disposer d’un service informatique interne. Bien entendu, une telle démarche est d’autant plus efficace lorsqu’une entreprise ne possède pas encore sa propre infrastructure informatique. En revanche, si vous travaillez avec des données clients très sensibles ou si vous disposez déjà d’un service informatique performant, les services cloud ne constituent pas forcément une solution idéale pour votre entreprise ; malgré le prix attrayant, il est donc sans doute préférable de choisir une autre solution pour la numérisation des processus. En tout état de cause, il est indispensable de veiller à la mobilité et à la flexibilité. Si le télétravail a connu un essor inédit depuis 2020, cela fait des années que les entreprises en plein développement s’efforcent de rendre leurs processus plus dynamiques et de se libérer de l’ordinateur de bureau. Les solutions mobiles offrent précisément ces avantages, et vos collaborateurs peuvent ainsi toujours accéder à toutes les fonctions dont ils ont besoin, qu'ils soient au bureau, dans le train ou en télétravail.
La comparaison tient également la route en termes de prix, car la numérisation vit de l’efficacité qu’elle génère. D’une part, les processus numérisés permettent aux entreprises d’économiser de l’argent, d’autre part ils sont souvent disponibles à moindre coût grâce à leur évolutivité. Que vous optiez pour un modèle de service ou achetiez une licence une fois pour toutes parce que vous devez équiper chaque poste de travail avec de nombreux outils, vous en tant que PME êtes privilégié, car vous pouvez profiter des avantages des logiciels professionnels à des prix intéressants.
Numériser les processus pour profiter de la transformation numérique
Votre entreprise peut exploiter les possibilités de la numérisation de différentes manières. La gestion des clients, la comptabilité et l’organisation sont des domaines bien rodés en matière de numérisation dont vous pouvez tirer profit très rapidement. Comme la numérisation des processus augmente significativement l’efficacité des entreprises de n’importe quelle taille, même les petites structures sont capables de se hisser au même niveau que leurs concurrents. Les solutions évolutives vous permettent de profiter de la numérisation de la même façon que les grands groupes internationaux et vous offrent un potentiel de croissance rapide. Les processus numériques permettent non seulement de travailler plus rapidement et plus efficacement, mais aussi de manière plus conviviale, ce qui représente un avantage tant pour les clients que pour les collaborateurs.