Le télétravail sans papier – mode d’emploi
Le passage au travail numérique implique certes un investissement initial, mais ce dernier est rapidement amorti en termes de coûts et d’efficacité. Le passage au travail sans papier présente de nombreux avantages, que ce soit dans les grands bureaux ou au télétravail. Ce guide vous révèle comment ça fonctionne.
La crise sanitaire a un impact notoire sur l’économie mondiale dont nous ressentirons les effets à long terme. Les conséquences ne sont pas uniquement négatives, car cette crise a permis à la numérisation de connaître un essor considérable en raison de la distanciation sociale et du télétravail. À présent, les entreprises profitent de l’évolution de l’automatisation et du travail sans papier.
Pourquoi le travail sans papier facilite-t-il le travail des collaborateurs en télétravail et dans les entreprises ?
Même les petites entreprises savent à quel point il est difficile de gérer correctement les dossiers archivés et de retrouver rapidement les documents.
Les recherches dans les archives classiques sont longues et fastidieuses, ce qui risque d’entraîner des coûts supplémentaires. Lorsque les documents sont disponibles sous forme numérique, la recherche est nettement simplifiée, et il est plus facile de se retrouver dans les archives. Dans un bureau sans papier, les documents sont non seulement numérisés, mais aussi indexés numériquement.
En faisant des recherches par mots-clés dans les bases de données, les documents correspondants peuvent être consultés rapidement et de manière fiable. Grâce à l’archivage numérique sans papier, les collaborateurs en télétravail ont également accès à l’ensemble des fichiers. Dorénavant, il est inutile de se rendre au bureau pour numériser des documents ou les emporter à la maison.
Très souvent, le travail sans papier n’est pas uniquement avantageux mais carrément indispensable au télétravail. Ainsi, la façon de travailler devient plus flexible, et les solutions hybrides sont facilitées. Grâce à la numérisation des documents, chaque membre de l’équipe peut travailler facilement depuis n’importe quel endroit, car tous les documents pertinents et autorisés sont disponibles. Nous souhaitons vous faciliter la tâche en vous donnant quelques conseils concrets pour passer au télétravail sans papier.
Documents PDF vs. bourrage papier dans l’imprimante
Les documents qui ne doivent pas être conservés sous forme de papier peuvent être facilement numérisés et enregistrés au format PDF. Idéalement, il est préférable d’opter pour un stockage multiple sur des disques durs externes, des systèmes RAID sécurisés ou un stockage cloud.
Le stockage dans le cloud est une excellente solution pour les entreprises. Les fournisseurs professionnels garantissent la sécurité de vos données et mettent à votre disposition un système à la pointe de la technique. En outre, les solutions cloud assurent un échange rapide de fichiers, ce qui facilite grandement le travail des collaborateurs, qu’ils soient au bureau, en déplacement ou en télétravail.
La numérisation de documents dans la pratique
Les jeunes collaborateurs sont souvent habitués au travail numérique et l’apprécient. Pour d’autres, la numérisation des documents constitue toutefois une étape de travail inédite. Il est donc important d’impliquer tous les collaborateurs avant le déploiement d’une telle solution. Par ailleurs, la formation et l’équipement en logiciels et en matériel informatique sont essentiels.
Lorsqu’il s’agit de procéder à des numérisations occasionnelles, par exemple la numérisation de reçus, il suffit en général de disposer d’un smartphone équipé de l’application nécessaire. Les collaborateurs amenés à archiver fréquemment des factures, des bons de livraison ou des documents personnels sous forme numérique doivent être équipés d’une imprimante-scanner peu encombrante.
Pas d’oublis grâce au bureau sans papier
Optimisation du flux de documents
Si vous êtes à la recherche d’une solution adaptée au bureau et au télétravail tout en respectant tous les aspects juridiques, il convient d’opter pour un système de gestion de documents approprié. En utilisant une solution logicielle globale, il est inutile de combiner plusieurs petites solutions pour obtenir un ensemble fonctionnel.
Le bureau sans papier facilite le télétravail
Le télétravail sans papier offre aux entreprises et aux collaborateurs un grand gain en termes de fonctionnalité, d’efficacité et de confort. Lorsque le lieu de travail et le lieu de vie ne font plus qu’un, l’archivage numérique des documents est essentiel. Il améliore non seulement le flux de travail, mais permet aussi de rétablir l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des collaborateurs.