Check-list : Où en êtes-vous avec la numérisation de votre entreprise ?
De nombreuses petites et moyennes entreprises sont actuellement confrontées au problème suivant : Les solutions numériques s’imposent, mais la numérisation dans leur propre entreprise n'est pas encore suffisamment avancée. Plutôt que d’essayer différentes solutions et approches au hasard, les entreprises ont intérêt à planifier correctement la mise en place du passage à la numérisation.
Seules une planification et une mise en œuvre conçues de façon professionnelle permettent d’atteindre les objectifs souhaités en toute sécurité.
1. Votre entreprise a-t-elle mis en place une stratégie numérique ?
Sans numérisation, les processus sont plus lents et les décisions moins fondées, ce qui provoque une baisse de la compétitivité et par conséquent des problèmes économiques. Pour toutes ces raisons, les entreprises cherchent à faire avancer la numérisation, mais échouent souvent lors de la mise en œuvre.
En effet, cette dernière doit répondre aux spécificités de l'entreprise, des processus, voire même celles du secteur. Sans stratégie numérique qui prend en compte les futurs besoins, le succès des mesures de numérisation risque d’être compromis. C'est pourquoi il est très important de se faire aider par une personne compétente qui est capable de mettre sur pied une stratégie qui tient la route et de planifier correctement la mise en œuvre. En effet, de nombreux éléments doivent être pris en compte lors de la planification.
2. Votre entreprise a-t-elle planifié la mise en œuvre de sa stratégie numérique ?
La planification correcte d’une stratégie numérique requiert de l’expérience et des connaissances spécialisées, car il n’existe pas de stratégie universelle qui puisse être appliquée telle quelle à n’importe quelle entreprise. Bien au contraire, il est très important que chaque entreprise développe sa propre stratégie numérique pour pouvoir en tirer le meilleur parti.
Tout d’abord, il est important d’avoir un aperçu de la situation existante pour bien comprendre d’une part les processus au sein de l’entreprise et d’autre part ceux relatifs aux échanges avec les partenaires commerciaux et les fournisseurs. Évidemment, une stratégie numérique doit prendre en compte non seulement les processus internes, mais, dans la mesure du possible, également les échanges avec l’extérieur.
Autrement dit : Il n’y a aucun intérêt à choisir, par exemple, un logiciel qui satisfait à toutes les exigences internes mais qui n’est pas compatible avec les interfaces des fournisseurs et n’améliore donc pas les processus externes.
3. Vos documents sont-ils archivés dans des classeurs ou sous forme numérique ?
Toute stratégie numérique doit être fondée sur la gestion des documents pour garantir une mise en œuvre correcte, car c'est à ce niveau-là qu’il est possible d’apporter des améliorations considérables en utilisant le bon outil.
En outre, une gestion moderne des documents permet de partager les informations pertinentes avec tous les collaborateurs de l’entreprise, ce qui évite que certains services accumulent des connaissances sans les mettre à la disposition des autres. Bien entendu, cette approche implique que le système de gestion des documents et des informations regroupe toutes les informations pertinentes.
Il est donc très important que cet élément soit prioritaire pour que tous les autres domaines de la numérisation puissent être adaptés à la solution choisie. La gestion des documents constitue en quelque sorte la pièce maîtresse de la numérisation de l’entreprise, alors que tous les autres programmes et solutions sont des éléments annexes reliés à cette pièce maîtresse.
4. L’accès ciblé à tous les documents pertinents est-il possible ?
La gestion des documents occupe une place aussi importante parce que le monde des affaires d’aujourd'hui requiert des décisions rapides. C’est pourquoi les décideurs doivent pouvoir accéder rapidement à toutes les informations importantes. Fouiller des classeurs et des piles de dossiers n’est ni efficace ni rapide. De même, charger ses collaborateurs de la recherche d’informations est une très mauvaise idée, car cela les empêche d’effectuer leurs propres tâches.
Lorsque la stratégie numérique est basée sur une bonne gestion des documents, il est facile de retrouver les e-mails, les dossiers, les notes ainsi que toutes les autres données pertinentes, puisqu’il est possible de les chercher par tags, par dates, par noms ou d’autres contenus ; leur utilisation optimale est alors assurée.
Dans une entreprise numérisée, toutes les données sont disponibles très rapidement, qu’il s'agisse des chiffres de vente, d’informations relatives aux clients ou des chiffres de production actuels. De ce fait, il est possible de prendre des décisions commerciales sur la base de données constamment mises à jour, ce qui augmente considérablement la flexibilité d’une entreprise et lui donne toujours une longueur d’avance sur ses concurrents.
5. Avez-vous optimisé la mise en œuvre de votre stratégie numérique ?
Le passage de la planification à la mise en œuvre est rarement simple. Ce constat s'applique notamment aux entreprises qui ne se sont pas beaucoup intéressées à la numérisation et aux possibilités qu'elle offre.
La mise en œuvre correcte d’une stratégie numérique ne s’improvise pas. Il ne suffit pas d’installer les solutions logicielles correspondantes, il faut également former les collaborateurs et adapter les procédures et les processus. Dans la plupart des cas, il est vivement conseillé d’avoir recours à des professionnels non seulement pour mener à bien la planification, mais aussi la mise en œuvre.
Une bonne planification et une mise en œuvre correctement accompagnée permettent d’utiliser rapidement les nouvelles solutions et de les intégrer dans la vie quotidienne. Plus la mise en œuvre est réussie dès le début, plus les avantages économiques directs sont importants.