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La technologie change votre façon de travailler. Chez Ricoh, nous veillons à ce que le changement soit positif pour vos équipes et votre entreprise. Nous vous guidons à chaque étape du voyage pour assurer une transition transparente vers un espace de travail entièrement numérique.
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Espace de travail numérique

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L’avenir sera aux configurations hybrides et itinérantes. Nous adoptons une approche globale de la conception, de l’intégration et de la prise en charge de vos espaces de travail numériques pour renforcer l’engagement de vos salariés et vous aider à atteindre des niveaux de performances inégalés.
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Votre personnel ne doit plus être bridé par les tâches manuelles. Nous optimisons vos processus d’entreprises pour permettre à votre personnel d’être plus performant en fournissant la technologie, l’expertise et l’assistance nécessaires pour rationaliser et simplifier les processus de toute votre organisation.
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Cloud & Clair

Pour tirer pleinement parti du cloud, il faut disposer d'une feuille de route et d'une équipe adaptées pour la mettre en œuvre. Nous fournissons des solutions et une expertise en matière de cloud computing qui rendent vos opérations commerciales plus agiles, plus rentables et plus sûres, tout en poursuivant l'innovation de nouvelle génération.
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Dites adieu aux opérations risquées

Les équipements basés sur l’Internet créent de nouvelles vulnérabilités aux cyberattaques. Nous vous aidons à passer à l’offensive contre la cybercriminalité en vous proposant des services et des solutions de cybersécurité intelligents, adaptés à vos processus essentiels.
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Un niveau d’expérience inégalé

Les Services d’Analyse de Données et Services d’Intelligence Artificielle donnent aux employés les moyens d’offrir des expériences contextuelles hyper-personnalisées, plus rapidement et de façon plus pratique, tout en réduisant significativement le coût du service client.
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La meilleure qualité de sa catégorie.

Ricoh est bien connu pour ses imprimantes, ses duplicateurs numériques et ses imprimantes/scanners/copieurs multifonctions de haute qualité. Un large choix de vitesses, de tailles et de capacités vous permet de choisir les modèles et les fonctions qui conviennent le mieux à votre groupe de travail, votre bureau ou votre salle de classe.
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Tous les produits et services dont vous avez besoin concentrés en un seul lieu. Nous vous fournissons assistance, conseils et solutions pour que votre entreprise reste toujours opérationnelle.
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Ricoh Insights - Overview

De nombreux services de comptabilité fournisseurs ont encore recours à des processus manuels obsolètes qui ont tendance à être chronophages. Cette approche conduit souvent à des paiements manqués ou tardifs et à des erreurs de traitement de facture qui peuvent avoir des conséquences coûteuses pour l’entreprise, détériorer les relations avec les clients et impacter les bénéfices.   

Automatiser la comptabilité fournisseurs représente une avancée essentielle pour les services financiers. Ceux qui optent pour ce processus, améliorent leur efficacité financière et leurs flux de trésorerie.

« Le coût du traitement manuel d’une facture est de CHF 9.-.
L’automatisation fait passer ce coût à CHF 3.-. 
»

#1. Gagnez du temps et de l’argent

Le temps, c’est littéralement de l’argent pour les équipes de comptabilité fournisseurs. 

La saisie manuelle des notes de frais, la prise en charge des factures et la création de rapports sur les pertes et profits, exigent beaucoup de travail. Ces procédés peuvent entraîner des retards de paiement et des pénalités, ce qui nuit à la cote de crédit. On notera également le temps passé à rechercher des copies papier de factures manquantes ou à récupérer des factures dans leur procédure de traitement. 

L’automatisation réduit les processus manuels coûteux et fastidieux en acheminant les factures vers un espace de stockage électronique sécurisé. Les factures, quel que soit leur format, sont automatiquement numérisées, stockées dans un référentiel centralisé et consultable et acheminées vers les contacts appropriés. Notamment ceux nécessaires à leur approbation, grâce à des workflows préprogrammés. En optimisant les tâches quotidiennes, votre équipe financière peut adopter un rôle plus stratégique et collaborer avec les dirigeants de l’entreprise pour améliorer ses performances.

#2 Renforcez vos relations avec les clients

La rapidité, la précision et la fiabilité de votre équipe de comptabilité fournisseurs peuvent renforcer ou détériorer les relations avec vos fournisseurs. Les paiements manqués ou tardifs, les erreurs de facturation, les doublons de facture, la fraude aux factures ou d’autres problèmes dans le processus de paiement, peuvent nuire à votre relation avec vos fournisseurs actuels et à votre réputation de client fiable auprès des autres. 

Automatiser la comptabilité fournisseurs raccourcit considérablement les cycles de paiement, ce qui vous place dans une position plus avantageuse pour négocier des remises ou des conditions de paiement plus favorables. Lorsque vos fournisseurs n’ont pas à vous solliciter pour des retards de paiement ou des erreurs de facturation, vous pouvez les fidéliser et créer des opportunités de développement de relations rentables.

#3 Travaillez avec plus de précision

Les erreurs de comptabilité fournisseurs sont coûteuses et leur correction nécessite parfois beaucoup de temps. La saisie manuelle des données de facturation et la transmission de copies d’une équipe à l’autre, génèrent souvent des inexactitudes dans les données, des retards dans les réponses et un manque de visibilité. Sans une vue d’ensemble claire et précise, certaines factures risquent de ne pas être traitées et des paiements peuvent être oubliés, dupliqués ou traités de manière incorrecte.

Le système de comptabilité fournisseurs automatisé assure la vérification et vous avertit en cas d’anomalies, telles que des doublons ou des factures injustifiées. La solution vous permet d’identifier et de corriger plus facilement les problèmes avant qu’ils ne deviennent plus ennuyeux. Grâce à un référentiel centralisé et consultable, ainsi qu’à une vue d’ensemble du processus de contrôle interne, votre équipe peut rapidement déterminer le moment où une facture a été enregistrée, l’endroit où elle se trouve et la personne qui l’a consulté en dernier. Ainsi, cela réduit considérablement la durée des audits et élimine la plupart des demandes de renseignements, car les employés, le service financier et les fournisseurs ont un accès en libre-service à l’état des factures et des paiements.

#4 Contrôlez les flux de trésorerie en temps réel

Lorsqu’il s’agit de contrôler les flux de trésorerie, il est essentiel de savoir où et comment vous dépensez votre budget. Sans une vue d’ensemble claire, les dépenses pourraient augmenter sans que vous ne vous en rendiez compte, ou les relations infructueuses avec certains fournisseurs pourraient passer inaperçues. 

Grâce à l’automatisation, vous êtes en mesure d’analyser les dépenses dans les moindres détails, ce qui vous permet d’assurer le suivi de performances des fournisseurs et de vérifier votre retour sur investissement (ROI). Un workflow de trésorerie efficace et transparent vous aide également à mieux servir vos fournisseurs en mettant à leur disposition un portail en libre-service. Il leur permettra notamment d’accéder à leurs propres factures, à l’état des paiements et à d’autres informations clés.

#5 Renforcez la conformité et le respect des réglementations

La capacité à suivre intégralement toutes les transactions commerciales et à sécuriser les informations confidentielles, est essentiel pour les équipes de comptabilité fournisseurs. Le papier rend ce processus plus difficile à gérer et fragilise la sécurité d’informations potentiellement sensibles. 

L’automatisation fournit une documentation complète et appropriée de toutes les transactions commerciales, ce qui vous permet de suivre une piste d’audit claire pour la création de rapports. Ainsi, vous soumettez en quelques secondes à l’administration fiscale ou à des contrôleurs externes, non seulement les enregistrements comptables de la période faisant l’objet de l’audit, mais aussi les e-mails, les lettres ou les contrats liés à ces enregistrements. 

Un système de sécurité basé sur des droits d’accès offre une protection contre les manipulations et les accès non autorisés, tandis que le chiffrement des données garantit que tout reste correct et confidentiel. Tout changement de réglementation déclenche automatiquement des mises à jour logicielles dans le cloud.

#6 Facile à mettre en œuvre. Résultats rapides.

Bien que toute transformation puisse vous sembler contraignante, automatiser votre processus de comptabilité fournisseurs est beaucoup plus simple que vous ne le pensez. Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de comptabilité fournisseurs automatisées et adaptées au marché des moyennes entreprises, qui peuvent être configurées et mises en service en quelques semaines. Préconfigurées et adaptées à votre entreprise, elles s’intègrent harmonieusement à vos systèmes existants et leur utilisation ne nécessite aucune connaissances spécifiques.