Gestione flotte aziendali
Informazioni ben strutturate e organizzate consentono alle aziende di ogni dimensione di conformarsi alle numerose norme sulla gestione delle flotte aziendali e sull'uso dei veicoli. Ricoh aiuta a creare un archivio elettronico sicuro e semplice da utilizzare che consente di centralizzare e razionalizzare il controllo dei veicoli.
La soluzione consente l'acquisizione e l'indicizzazione della documentazione: è quindi possibile accedere in tempo reale ad informazioni sempre aggiornate. I file indicizzati sono archiviati in un ambiente sicuro e sono facilmente tracciabili.
Una volta digitalizzati e indicizzati, i documenti possono essere richiamati in modo rapido e semplice. I processi vengono ottimizzati e si riduce il rischio di errori. L'archiviazione digitale riduce inoltre i costi di gestione, con un impatto diretto sull'eco-sostenibilità aziendale.
- Caratteristiche e vantaggi principali
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Le soluzioni per la gestione delle flotte aziendali Ricoh riduce i laboriosi processi manuali ed offre accesso immediato ai documenti, dove e quando è necessario.
Il servizio consente di:
Garantire il rispetto delle normative
- Documenti digitalizzati e archiviazione centralizzata velocizzano la ricerca e il recupero delle informazioni sui veicoli
- Indicizzazione precisa, tracciabilità, controllo delle versioni semplificano la conformità alle normative
- Tutta la documentazione relativa a veicoli e conducenti - incluse assicurazioni, revisioni e patenti - può essere controllata, monitorata e aggiornata e per garantire l'efficienza della flotta.
Ridurre i costi aziendali
- I costi amministrativi vengono ridotti
- L'accesso a un archivio elettronico indicizzato e centralizzato elimina la necessità di confrontare ed elaborare manualmente i documenti
- I costi possono essere ulteriormente ridotti inviando e ricevendo i documenti in formato elettronico
Accelerare i processi e risparmiare tempo
- La gestione centralizzata di documenti elettronici velocizza i processi di gestione del parco macchine, come le richieste di risarcimenti assicurativi
- L'accesso in tempo reale ai documenti riduce i tempi di ricerca