Gestione dei documenti HR
Dai curricula ai contratti, dalla documentazione sanitaria ai cedolini: il reparto HR deve gestire ogni giorno numerosi documenti riservati. Piccole e grandi aziende devono implementare strategie efficienti e sicure per la gestione di queste informazioni.
La soluzione Ricoh per la gestione dei documenti HR consente di semplificare il flusso dei documenti, che vengono acquisiti, indicizzati e salvati in un archivio digitale centralizzato di facile consultazione. Tutti i dati riservati sono archiviati in modo sicuro e con accesso protetto, lo staff HR ha sempre a portata di mano informazioni aggiornate e accurate.
Integrando una soluzione digitale per la gestione dei documenti nel workflow HR esistente, è possibile ottimizzarne i processi e ridurre i costi:
- I documenti vengono distribuiti in modo efficiente per l'approvazione e l'autorizzazione
- La riservatezza viene garantita grazie alle modalità di acquisizione dei documenti e a rigidi criteri di accesso
- L'accesso e l'archiviazione protetti e la possibilità di tracciare i documenti agevolano la conformità alle normative
- Risparmio immediato sui tempi e sui costi, con riduzione delle attività manuali e degli spazi necessari per l'archivio fisico.
- Caratteristiche e vantaggi principali
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La soluzione Gestione dei documenti HR di Ricoh consente di incrementare la produttività grazie ad una gestione rapida e precisa dei documenti riservati.
La soluzione consente di:
- Tutelare le informazioni riservate da usi impropri tramite diritti d'accesso basati sui ruoli
- Rispettare la conformità legale con una indicizzazione precisa e percorsi di verifica, controllo automatico della versione e gestione documentale con check-in/check-out
- Garantire la conformità con l'archiviazione digitale protetta, che semplifica i processi di conservazione ed eliminazione dei documenti
- Accelerare i processi, come le procedure di assunzione, attraverso l'archiviazione digitale e il recupero rapido di curricula e altri documenti
- Accesso protetto e immediato a un archivio centralizzato: i manager di differenti reparti possono accordare più rapidamente le autorizzazioni necessarie
- Acquisire e convertire senza difficoltà i documenti in formati digitali indicizzati, semplici da ricercare, che possono essere visualizzati in oltre 300 formati file diversi
- Velocizzare il lavoro e ridurre i costi di amministrazione e archiviazione grazie all'accesso immediato a un archivio digitale gestito centralmente