Servizi di fatturazione

I Servizi di fatturazione Ricoh consentono di migliorare i flussi di fatturazione con procedure efficienti e tracciabili e permette di:

• Ridurre le spese per energia e materiali di consumo passando dalla fatturazione cartacea a quella elettronica
• Risparmiare tempo ottimizzando i flussi di lavoro manuali e aumentare la velocità di elaborazione delle fatture
• Aumentare la produttività consentendo ai dipendenti di concentrarsi su altre attività aziendali
• Migliorare la gestione dei flussi di cassa
  
• Supportare le politiche ambientali grazie al passaggio alla fatturazione senza carta
• Migliorare la sicurezza dei documenti riducendo i rischi associati a spedizione e archiviazione fisica

Il flusso di fatturazione ai clienti include:

• Invio dei documenti in uscita mediante canali digitali o cartacei
• Passaggio dalla fatturazione cartacea a quella digitale secondo le tempistiche richieste dai clienti
• Formattazione, smistamento e consegna automatica delle fatture nel formato preferito

Il flusso di fatture da fornitori prevede:

• Acquisizione delle fatture in entrata provenienti da più canali: cartaceo, posta elettronica, trasferimenti elettronici di file 
• Conversione della posta elettronica in formato digitale e consegna all'ERP come fattura elettronica
  

La soluzione Ricoh garantisce maggiore efficienza (+ 63%)

La soluzione Ricoh per la fatturazione digitale ha consentito a un fornitore di servizi al pubblico di migliorare il controllo della propria catena di fornitura internazionale. Il sistema automatico ha semplificato la convalida e l’approvazione delle fatture e ha ridotto i tempi necessari per la loro elaborazione.

I sistemi manuali e cartacei utilizzati in precedenza erano inefficienti e dispendiosi in termini di tempo: l’azienda aveva bisogno di una soluzione più efficiente in grado di automatizzare i processi, di semplificare le approvazioni, di garantire la puntualità dei pagamenti, di gestire le operazioni senza documenti cartacei.

Dopo un'analisi approfondita delle esigenze e delle caratteristiche dell'azienda, Ricoh ha progettato la soluzione adeguata per ridefinirne i processi: sono stati introdotti sistemi digitali per automatizzare l'approvazione delle fatture, integrandoli nei sistemi esistenti, per garantire informazioni contabili precise in tempo reale.

I servizi di fatturazione hanno consentito a un produttore di abbigliamento sportivo di risparmiare 3 milioni di Euro all’anno

Un cliente Ricoh, noto produttore di abbigliamento sportivo, spendeva 4 milioni di euro all’anno nella distribuzione di fatture e rendiconti cartacei.

Il processo di fatturazione era gestito da un reparto di fatturazione centralizzato dell’azienda e le fatture venivano stampate, inserite nelle buste, smistate in base alla destinazione e inviate per posta quotidianamente. Gli altri documenti transazionali quali rendiconti e conferme d’ordine venivano preparati mensilmente.

Individuate le inefficienze dei processi esistenti e la loro completa gestione manuale, l’azienda ha chiesto a Ricoh di fornire un servizio in grado di semplificare l’amministrazione e di ridurre i costi.

Il processo di fatturazione è stato affidato a Ricoh. I dati transazionali, generati dal sistema di ordini dell’azienda, vengono ora elaborati e utilizzati per creare fatture elettroniche. In base alle preferenze di ciascun cliente finale, i documenti amministrativi vengono caricati su un portale Web per la visualizzazione online oppure stampati e spediti mediante posta tradizionale.

L’azienda sta lavorando per consentire il passaggio dell’80% dei propri clienti alla fatturazione elettronica. Questa transizione consentirà di risparmiare 3 milioni di euro all’anno e di allineare i processi interni alla politica ambientale dell’azienda.