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Gestion des contrats

La solution Gestion des contrats de Ricoh crée une archive électronique centralisée, sécurisée et facilement gérée qui offre un accès en temps réel aux documents à jour.

Le stockage centralisé de vos contrats vous fait bénéficier d'un contrôle renforcé sur cette documentation de grande importance. Les contrats se gèrent et se retrouvent facilement, et la sécurité des documents est mieux assurée.

Notre solution Gestion des contrats vous permet de recueillir les documents dans des fichiers indexés et de les stocker dans des dossiers sécurisés où seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder. Les contrats et accords de niveau de service se retrouvent rapidement et les risques d'erreur de déplacement ou de classement sont éliminés.

Caractéristiques et avantages

Notre solution vous permet de prendre le contrôle de la gestion de vos documents contractuels et vous offre les avantages suivants :

Accès facilité aux informations confidentielles

  • Les documents imprimés se convertissent et s'indexent facilement pour permettre des recherches immédiates
  • Grâce à la gestion haute qualité des informations, les informations les plus importantes sont à portée de main, ce qui accélère la prise de décisions et vous donne un avantage dans les négociations

Sécurité améliorée

  • L'accès basé sur les rôles vous permet de gérer facilement les droits d'accès aux documents
  • La journalisation des activités des utilisateurs et les pistes d'audit assurent un suivi des consultations et facilitent le respect des réglementations
  • Les sauvegardes régulières préservent l'entreprise des interruptions d'activité et la protègent contre la perte de donnée

Efficacité accrue

  • Le flux de travail numérique favorise la précision et réduit le risque de déplacement ou d'erreur de classement des contrats
  • La fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères numérise le texte avec rapidité et précision
  • Le stockage électronique centralisé offre un accès efficace aux documents
  • Les services d'archivage/extraction garantissent le contrôle des versions de document, pour que vous disposiez toujours des informations les plus récentes

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