Dossiers d'activité

Quelle que soit la taille d'une entreprise, assurer la coordination et la structuration des informations permet de respecter plus facilement les nombreuses réglementations s'appliquant aux flottes d'entreprise et aux utilisateurs de véhicule. La solution Dossiers de flotte de Ricoh offre une archive électronique sécurisée et facile à gérer qui centralise et simplifie le contrôle des documents liés à votre parc de véhicules.

Cette solution facile à mettre en œuvre vous permet de réunir et d'indexer rapidement les documents liés à vos véhicules. Vous bénéficiez ainsi d'un accès en temps réel aux versions actualisées de vos dossiers. Les fichiers indexés sont archivés en toute sécurité et faciles à localiser.

Une fois numérisés et indexés, vos documents se retrouvent facilement ; vous ne perdez plus de temps à fouiller dans des piles de papier. Les documents ne risquant plus d'être déplacés ou mal classés, les processus sont optimisés et la marge d'erreur réduite. L'archivage numérique permet également de réduire les frais de stockage et de papier, ce qui a un impact direct sur votre politique de développement durable.

Caractéristiques et avantages

La solution Dossiers de flotte de Ricoh vous aide à réduire les processus manuels longs à exécuter et offre un accès instantané aux documents au moment où vous en avez besoin.

Ce service vous aidera à :

Respecter plus facilement vos obligations juridiques

La numérisation des documents et leur stockage centralisé facilitent la recherche et la récupération de tous les documents liés aux véhicules
L'indexation précise, les pistes d'audit et la gestion des versions facilitent le respect des réglementations
Tous les documents liés aux véhicules et aux conducteurs (attestations d'assurance, contrôles de sécurité, permis...) peuvent être rassemblés et conservés pour les mises à jour importantes, de manière à préserver la sécurité et la productivité du parc automobile

Réduire les frais de fonctionnement

Les coûts administratifs sont réduits et les coûts de stockage physique sont éliminés
L'accès facilité à un référentiel électronique précisément indexé et géré de manière centralisée élimine les vérifications et traitements manuels des documents liés aux véhicules
Les coûts peuvent encore être réduits par l'envoi et la réception des documents par voie numérique

Accélérer les processus, libérer du temps

La gestion centralisée de documents électroniques accélère certaines procédures de gestion de parc comme les déclarations de sinistre
L'accès aux documents en temps réel réduit le temps passé à rechercher manuellement des documents importants

Services connexes

Services client

Optimisez votre service client en vous assurant de pouvoir accéder facilement à vos données client mises à jour.
Dossiers des RH

Accélérez vos flux de travaux et boostez la productivité de vos collaborateurs grâce à une gestion rapide et précise des dossiers RH
Dépenses

Transformez la gestion de vos dépenses avec un traitement électronique rapide et précis
Gestion des périphériques

Gagnez du temps et faites des économies en contrôlant mieux vos MFP et vos imprimantes grâce à nos outils intégrés de surveillance des périphériques.
Solutions de sécurité

Du conseil et des solutions matérielles et logicielles pour répondre aux besoins de sécurité de votre environnement
Logistique

Réduisez vos coûts et améliorez votre flux de liquidité grâce à une gestion centralisée de la logistique.
Archivage de la comptabilité clients

Améliorez la qualité de votre service client avec un archivage des factures rapide, centralisé et facile d'accès
Comptes fournisseurs

Une solution facile à mettre en œuvre qui automatise la collecte, la validation, le paiement et l'archivage des factures
Gestion des contrats

Prenez le contrôle de la gestion de vos contrats grâce à notre solution sécurisée facilitant les recherches
Gouvernance documentaire

Une suite intégrée d'applications et d'outils pour gérer et surveiller votre infrastructure documentaire