Lorsque le CIPD a interrogé 1000 responsables RH en 2024, il a constaté que 69 % d’entre eux estimaient que la concurrence pour les talents s’était accrue au cours de l’année écoulée, et 64 % ont fait état de difficultés à attirer des candidats. Pour réussir sur ce marché du travail ultra-concurrentiel, il est essentiel d’agir vite pour attirer les meilleurs candidats.
Mais à de nombreux moments cruciaux, les recruteurs sont ralentis par la gestion et le traitement de la documentation, qu’il s’agisse de documents de candidature tels que les CV et les lettres de motivation ou de documents d’embauche tels que les lettres d’offre, les contrats et toute la documentation des nouveaux employeurs. Si vous recrutez beaucoup, la charge administrative devient encore plus décourageante.
L’automatisation des tâches de gestion documentaire offre aux équipes RH sous pression une voie vers plus d’efficacité et de productivité. Par exemple, nous avons aidé le distributeur en pleine croissance B&M à réduire les délais d’intégration de ses employés de deux semaines à seulement 48 heures en remplaçant les formulaires papier compliqués par des workflows de documents rationalisés et automatisés.
Les solutions de pointe en matière de gestion automatisée des documents constituent la pierre angulaire de workflows plus rapides et plus fluides. L’intégration de l’automatisation dans le cycle de recrutement améliore l’expérience des équipes RH et celle des candidats, ainsi que les indicateurs clés, tels que le délai des recrutements et de leur qualité.
69 % des responsables RH estiment que la concurrence pour les talents s’est accrue au cours de l’année écoulée.
Qu’est-ce que la gestion automatisée des documents ?
La gestion automatisée des documents est une forme d’automatisation des processus, une méthode qui consiste à rationaliser le travail en remplaçant les interventions humaines par des workflows automatisés. Lorsque vous déployez la gestion automatisée de documents, vous bénéficiez d’un riche écosystème d’outils numériques pour traiter et stocker des informations et des documents essentiels. Les solutions automatisées vous permettent de générer, capturer, classer, partager, suivre, approuver et archiver automatiquement des documents, le tout sur une plateforme centralisée.
Lors du recrutement et de l’intégration de collaborateurs, de nombreuses tâches de gestion des documents doivent être effectuées, de la création d’offres d’emploi au stockage des contrats de travail signés. Les informations relatives aux candidats doivent souvent être recueillies à partir de divers documents et saisies dans les systèmes d'informations des ressources humaines (SIRH) et de suivi des candidats (ATS). Ces tâches peuvent s’avérer fastidieuses, répétitives et chronophages lorsqu’elles sont effectuées manuellement.
La gestion automatisée des documents permet des processus de recrutement et d’intégration plus cohérents, plus structurés et plus souples. Si vous intensifiez le recrutement pour soutenir la croissance de votre organisation, les workflows automatisés facilitent le traitement de volumes plus importants de candidatures et d’embauches.
Comment l’automatisation optimise-t-elle les workflows de recrutement et d’intégration de collaborateurs ?
L’une des étapes clés du parcours vers l’automatisation consiste à impliquer les membres des équipes dédiées au recrutement et à recueillir leurs commentaires sur les processus documentaires actuels. La cartographie des points d'achoppement vous aide à identifier les domaines dans lesquels l’automatisation a le plus d’impact. Des entreprises de premier plan ont apporté des améliorations majeures grâce à l’automatisation dans les domaines suivants :
1. La rationalisation du recrutement et de l’intégration des collaborateurs
Les dernières applications de gestion des documents peuvent générer et distribuer automatiquement des documents aux candidats et aux équipes RH. Il peut s’agir de formulaires de candidature et de questionnaires au début du processus, d’offres d’emploi et de contrats, ainsi que de documents d’intégration pour aider à préparer le premier jour des nouveaux entrants. Le stockage centralisé permet également aux RH d’opérer de manière réellement agile, en utilisant des recherches rapides par mots clés pour trouver les documents pertinents.
2. Des approbations numériques
De nombreuses étapes de recrutement et d’intégration des collaborateurs nécessitent une signature formelle et une authentification de la part de la direction interne et des candidats. Les systèmes de gestion automatisée des documents offrent des outils qui permettent aux utilisateurs de vérifier les documents de manière numérique et d’éliminer le temps et les frais supplémentaires liés à l’envoi de formulaires papier. Ils envoient en outre automatiquement des notifications de mise à jour ou de rappel afin que les processus de révision et d’approbation ne soient pas bloqués. L’intégration de la signature électronique peut également aider les équipes à gérer les contrats et les signatures numériquement, ce qui permet de rationaliser l’ensemble du workflow.
3. Une conformité et une sécurité basées sur les données
Lorsque les équipes RH modifient ou mettent à jour des documents, les solutions de gestion automatisée des documents peuvent suivre et enregistrer les modifications, et stocker toutes les versions précédentes afin de pouvoir s’y référer facilement. Vous pouvez ainsi accéder à la version la plus récente de tous les documents, et vous disposez d’une piste d’audit complète, avec tous les détails sur le moment où a eu lieu la modification, sa raison et la personne qui l’a apportée.
5. Le traitement optimisé de l’information
Les systèmes modernes de gestion des documents offrent une intégration transparente avec de nombreux systèmes de gestion de candidatures (ATS) et de systèmes d'information dédiés aux Ressources Humaines (SIRH). Lorsque les documents arrivent, les solutions automatisées peuvent lire, extraire et transférer les données directement vers l’ATS ou le SIRH, remplaçant ainsi les saisies manuelles redondantes.
5. La protection renforcée des données
Les solutions de gestion automatisée des documents stockent les documents entrants dans un référentiel central, avec des protocoles de sécurité et des contrôles d’accès robustes pour protéger les données personnelles et assurer la conformité avec le RGPD, la loi sur la protection des données et d’autres réglementations de protection.
Un impact dans le monde réel
B&M, un grand distributeur, a fait l’expérience directe des avantages de la gestion automatisée des documents. En remplaçant les formulaires papier qui étaient envoyés au siège social par des workflows automatisés, l’entreprise a rationalisé son processus d’intégration des collaborateurs et accélerer son recrutement sur un rythme allant jusqu’à 100 collaborateurs par semaine.
Cela rejoint les conclusions de la Society for Human Resource Management (SHRM), qui révèle que plus de deux professionnels des RH sur trois ont réduit le temps nécessaire pour pourvoir les postes vacants grâce à l’automatisation.
Trouver un partenaire de confiance pour la gestion des documents
La réussite de votre projet d’automatisation dépend d’une planification détaillée, d’un engagement des utilisateurs dès le début, d’une solution qui supporte l’automatisation à grande échelle et d’un partenaire expert. De la consultation initiale au déploiement de la solution, votre partenaire vous aidera à éviter les pièges les plus courants et vous assurera un retour sur investissement rapide. La formation et l’assistance faciliteront votre transition vers les nouvelles méthodes de travail.
La gestion automatisée des documents a le pouvoir de transformer la vitesse et l’efficacité de vos workflows de recrutement. L’automatisation prenant en charge des tâches auparavant manuelles, les équipes RH se concentrent naturellement sur les priorités stratégiques qui contribueront à la réussite de l’organisation.
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Jason Spry
Lead for Process Automation
Ricoh Europe
Comment la gestion automatisée des documents permet-elle d’améliorer l’efficacité du recrutement et de l’intégration des collaborateurs ?