Pourquoi l’automatisation du recrutement et de l’intégration des collaborateurs est désormais un impératif stratégique pour les DRH et les responsables RH ?
Les attentes à l’égard des DRH n’ont jamais été aussi élevées, et les volumes de travail n’ont jamais été aussi importants. Dans une enquête réalisée en 2024 par l’éditeur de logiciels de paie Sage, 95 % des responsables RH décrivent leur rôle comme écrasant. 91 % d’entre eux ont déclaré que leurs heures de travail et leurs responsabilités avaient augmenté au cours des 12 derniers mois.
Les responsables RH ont indiqué que la tâche qui leur prenait le plus de temps était d’attirer de nouveaux talents. Le défi consiste à recruter et à maintenir des équipes performantes et motivées qui stimulent la croissance de l'entreprise. Mais c’est loin d’être un jeu d’enfant. Nous évoluons sur un marché du travail extrêmement difficile, où la concurrence pour les talents reste féroce. Et nous sommes soumis à une pression constante pour faire plus avec moins.
C’est pourquoi l’automatisation des processus est si précieuse. Les solutions les plus récentes peuvent rationaliser les tâches administratives qui prennent beaucoup de temps lors du recrutement et de l’intégration. En libérant les RH des tâches répétitives et chronophages, vous pouvez vous concentrer sur la réussite de l’organisation.
En outre, l’automatisation permet d’offrir aux candidats une expérience fluide dès le premier contact.
91 % des responsables RH déclarent que leurs heures de travail et leurs responsabilités ont augmenté au cours des 12 derniers mois.
Quels sont les principaux défis en matière de recrutement et d’intégration des collaborateurs ?
Les méthodes de travail manuelles et basées sur le papier consomment du temps et des ressources, et offrent des possibilités limitées en matière de reporting ou de d'examen de candidatures. Trop souvent, les équipes RH compétentes passent leur temps à rechercher des informations et à gérer les étapes du processus, au lieu de prendre des mesures proactives pour attirer des talents.
Par exemple, le traitement manuel des informations et des documents d’intégration des nouveaux entrants et l’utilisation du courrier électronique pour rappeler aux recruteurs de les examiner prennent énormément de temps. La productivité et l’efficacité en pâtissent, ce qui entraîne des cycles de recrutement longs et des coûts élevés. Parallèlement, la satisfaction des équipes RH diminue. Des communications lentes et incohérentes créent également une mauvaise expérience pour les candidats et peuvent ternir la réputation de votre entreprise. Les candidats talentueux perdent rapidement leur intérêt lorsque les équipes RH débordées mettent trop de temps à fournir un retour d’information. De même, des processus inefficaces, dans lesquels les RH envoient de multiples demandes d’informations aux nouveaux employés, peuvent réduire le taux de réussite de l’intégration et augmenter le taux de rotation des collaborateurs.
Avec l’évolution des réglementations en matière de protection des données, le fait de s’appuyer sur des documents physiques ou sur des systèmes numériques mal intégrés augmente le risque de sanctions pour non-conformité. Les conséquences potentielles d’une violation de données sont des coûts considérables et une atteinte durable à la réputation de votre entreprise.
Enfin, l’utilisation du papier et du courrier électronique rend difficile le traitement des demandes à grande échelle. La lenteur du travail manuel crée des goulets d’étranglement et des retards d’embauche qui entravent la croissance de l'entreprise.
Quel est l’impact stratégique de l’automatisation des processus RH sur le recrutement et l’intégration des collaborateurs ?
L’automatisation permet d’augmenter la capacité de travail à valeur ajoutée, en accord avec les priorités et les objectifs stratégiques de l'entreprise. Les outils d’automatisation les plus récents peuvent lire, classer, indexer et stocker des documents, extraire des informations clés et alimenter automatiquement les systèmes RH. Des entreprises de premier plan ont tiré des avantages significatifs de l’intégration de l’automatisation dans leurs processus de recrutement et d’intégration :
1. Favoriser la productivité et l’efficacité
En passant moins de temps à trier et à traiter des documents tels que les candidatures, les CV et les documents d’intégration, ou à envoyer des rappels à l’équipe pour qu’elle prenne les mesures nécessaires, votre équipe RH aura plus de temps à consacrer à la recherche du bon profil ou à l’amélioration de l’expérience d’intégration. En réduisant l’administration, vous offrez davantage de temps aux professionnels RH pour la planification des effectifs et l’accueil des nouvelles recrues. Les processus d’embauche et d’intégration se dérouleront plus rapidement et plus harmonieusement, et les services RH seront mieux équipés pour fonctionner à grande vitesse et à grande échelle.
2. Optimiser les coûts et réaffecter les ressources
L’automatisation vous permettra de faire plus avec moins – un atout majeur pour les budgets serrés. La réduction des saisies manuelles inefficaces dans le cadre du recrutement et de l’intégration permet de réduire les coûts d’embauche et d’intégration. Vous pourrez alors réaffecter les ressources à des domaines où elles ont un impact plus important.
3. Offrir une conformité et une sécurité basées sur les données
Du point de vue du back-office, l’automatisation peut contribuer à l’élaboration d’une stratégie de conformité et de sécurité plus résiliente. Les politiques automatisées de conservation et de suppression des données relatives aux candidatures et à l’intégration des collaborateurs peuvent garantir l’alignement sur les réglementations en matière de confidentialité des données, ce qui réduit les risques et simplifie les audits. Un système fiable et automatisé de gestion de la sécurité signifie moins de nuits blanches à s’inquiéter de la perte de données.
4. Améliorer l’expérience des candidats et et des collaborateurs
Après avoir investi du temps et de l’énergie dans votre processus de candidature, les candidats attendent un retour d’information rapide et réactif, ainsi que des conseils clairs sur les prochaines étapes. Les workflows automatisés garantissent des communications cohérentes, avec des déclencheurs basés sur des événements et des processus structurés. Les candidats et les nouveaux arrivants vivront ainsi une expérience plus satisfaisante et plus engageante, et cela contribuera par ailleurs à attirer les meilleurs talents.
L’automatisation des processus RH au service de l’agilité et de la réussite
L’automatisation libère du temps pour le travail précieux des RH, ce qui vous aide à recruter les meilleurs talents, à réagir de manière dynamique au changement et à répondre aux attentes croissantes de votre organisation. Au fur et à mesure que vous automatiserez d’autres processus, l’impact positif se poursuivra. En bref, votre équipe RH peut se concentrer sur son rôle de partenaire stratégique de votre entreprise et sur l’amélioration de l’expérience des collaborateurs.
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Brian Murray
Chief Human Resources Officer, Ricoh Europe
