DocuWare als Lösung für die Digitalisierung und Prüfung von Rechnungen und Verträgen bei Ecolint

Die Ecolint wurde 1924 von Bediensteten der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) und des damaligen Völkerbundes (heute UNO) gegründet und ist die vielfältigste Schulgemeinschaft weltweit. 

Die Schule hat drei Standorte, an denen insgesamt 4500 Schülerinnen und Schüler im Alter von vier bis 18 Jahren mit 140 Nationalitäten und 80 Muttersprachen unterrichtet werden. Mit jährlich mehr als 9000 Rechnungen und 10’000 Dokumenten rund um die Schülerakten hatte die Einrichtung mit einer grossen Menge an Papierdokumenten zu kämpfen.

Um hier Abhilfe zu schaffen, machte sich die Schule auf die Suche nach einer Digitalisierungslösung. Nach einer Ausschreibung fiel die Wahl auf DocuWare. Viele Abteilungen der Einrichtung nutzen jetzt DocuWare: Die Abteilung Finanzen/Buchhaltung in erster Linie für die Bearbeitung und Validierung von Rechnungen, die drei Rektoren für die Prüfung der Rechnungen ihrer Abteilung, die Abteilung Einkauf für die Validierung von Verträgen sowie die Bereiche Logistik und Gemeinkosten. So wird der automatisierte Workflow in den verschiedenen Abteilungen umfassend eingesetzt und unterstützt sowohl die Zusammenarbeit als auch die Beschleunigung von Freigabeprozessen.

"Wir haben uns für DocuWare entschieden, weil uns die Lösung mit ihrer leistungsfähigen Konfiguration, Flexibilität und der Möglichkeit, alle Arten von Dokumenten wie Rechnungen, Verträge und Budgets zu verwalten, überzeugt hat. Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis war für unsere Wahl ausschlaggebend."