Das Informationsleck der Obama-Administration zeigt einmal mehr die Bedeutung eines sicheren Dokumentenmanagements
Von Edward Hamilton, VP & General Manager bei RICOH Europe
Die Weitergabe der vertraulichen Handelsdokumente der Obama-Administration, die zur Enthüllung der US-Position bei kritischen Freihandelsverhandlungen führte, ist der letzte einer Reihe von gravierenden Vorfällen von Informationslecks. Diese werden zu einem immer grösseren Problem für private und öffentliche Organisationen. Der Vorfall zeigt einmal mehr die Auswirkungen, wenn vertrauliche Dokumente einer Organisation nach aussen dringen. Er sollte die Entscheidungsträger dazu anregen, Massnahmen zu treffen, um sicherzustellen, dass diese Vorfälle künftig nicht mehr auftreten können.
Die Verwaltung grosser Mengen an Dokumenten über verschiedene Behörden hinweg ist keine einfache Aufgabe. Sie gestaltet sich aufgrund der massiven Datenmengen, die heute von den Organisationen verwaltet werden müssen, immer schwieriger. Der Verlust von nur einem einzigen Dokument kann katastrophale Folgen nach sich ziehen und in manchen Fällen sogar die nationale Sicherheit gefährden. Angesichts dessen muss für CIOs die Schaffung einer Arbeitsumgebung, in der die Informationen sicher erfasst, gespeichert und verteilt werden, höchste Priorität haben.
Die überraschenden Ergebnisse einer aktuellen von RICOH geförderten Studie zeigen auf, dass Organisationen häufig einen „blinden Fleck“ in Bezug auf dokumentenbasierte Prozesse haben. Bei der Erhebung wurde deutlich, dass in drei von vier Organisationen in den letzten fünf Jahren Dokumentenfehler direkt schwerwiegende Vorfälle ausgelöst hatten. Diese Feststellungen spiegeln die Vorfälle wider, die in den letzten Monaten weltweit für Schlagzeilen gesorgt haben, von dem letzten Informationsleck der Obama-Administration bis zum Diebstahl von Unterlagen über britisch-französische Drohnenpläne in Paris.
Dabei ist zu beachten, dass eine Verletzung der Geheimhaltungspflicht nicht immer offensichtlich ist. In einem Unternehmen bestehen auch „stillere“ tägliche Risiken. Beispielsweise können sensible Geschäftsinformationen wie Geschäftspläne, Strategien und Finanzinformationen in die Hände von Wettbewerbern gelangen, ohne dass dies einem Unternehmen überhaupt bekannt ist.
Aber nicht nur die Gefahr einer Verletzung von Geheimhaltungspflichten raubt europäischen Führungskräften nachts den Schlaf. 36 Prozent1 der Wirtschaftsführer gaben an, dass Fehler eine Nichterfüllung der Compliance-Anforderungen bedeuteten, wodurch sie hohen finanziellen
Sanktionen zu einem Zeitpunkt ausgesetzt sein können, zu dem die Welt ungekannte Finanzturbulenzen erlebt. Schlimmer noch: 30 Prozent gaben an, diese Prozessfehler hätten zum Verlust von Beschäftigten in Schlüsselpositionen geführt, und weitere 25 Prozent sagten, sie hätten ihnen wichtige Kunden gekostet, was die Auswirkungen unzureichender Dokumentenprozesse auf Organisationen und somit auf Volkswirtschaften deutlich macht.
Die EU hat bereits einige guten Initiativen gestartet, um die Nutzung elektronischer Dokumentenmanagementprozesse wie die elektronische Rechnungsstellung in Finanzabteilungen zu fördern, doch dabei wird nur ein Teil der geschäftskritischen Prozesse eines Unternehmens berücksichtigt. Jede Abteilung und jeder Mitarbeiter kann von einem kohärenten Konzept für das Dokumentenmanagement profitieren. Dieses muss darauf abzielen, wichtige Informationen mit den richtigen Personen über die richtigen Kanäle zum richtigen Zeitpunkt zu teilen und stets das höchste Sicherheitsniveau sicherzustellen.
Mit einem sicheren und optimierten Dokumentenmanagementsystem können europäische Organisationen Vorfälle wie Informationslecks vermeiden, während durch einen effizienteren Informationsaustausch gleichzeitig eine Kostenreduzierung erreicht wird. Die Obama-Administration ist nicht das erste und vermutlich auch nicht das letzte Opfer eines Dokumenten-Lecks. Doch mit einem neuen Konzept für den Informationsaustausch können europäische Organisationen die Weitergabe von vertraulichen digitalen Dokumenten ein für alle Mal verhindern.
