Les petites et moyennes entreprises bénéficient d’une plus grande flexibilité et d’une sécurité accrue grâce à une nouvelle approche de l’impression
Restez agile et préparez un avenir numérique plus fort en explorant au-delà de l’impression traditionnelle
En tant que petite ou moyenne entreprise, il est important que la technologie dans laquelle vous investissez soit efficace. Tout cela peut vous détourner de ce qui compte le plus : le développement de votre entreprise.
Dans ce contexte, il est compréhensible de simplement vouloir un périphérique d’impression qui fonctionne : qui imprime, numérise et copie. Mais cette stratégie apporte-t-elle vraiment une valeur ajoutée à votre entreprise ? Et si vous pouviez disposer d’imprimantes qui permettent également de travailler de manière plus flexible et de créer des workflows de documents numériques rationalisés, sans avoir à dépenser un montant initial important ?
L’adoption d’une nouvelle approche de l’impression permet aux entreprises d’optimiser leurs processus d’impression et l’efficacité de leurs workflows, ce qui contribue à améliorer la productivité, à accroître la flexibilité, à renforcer la sécurité et à réduire les coûts. Passer à un contrat « de gestion », adapté pour répondre aux défis de temps et de ressources auxquels sont confrontées les petites et moyennes entreprises, offre également un niveau de prévisibilité et de support de service généralement accessible aux grandes organisations uniquement.
Que sont les solutions de gestion d’impression ?
Comme tout élément technologique important de votre entreprise, les périphériques d’impression s’accompagnent d’une charge administrative qui leur est propre. Quelqu’un doit se charger de l’installation, organiser l’assistance en cas de panne et acheter du papier, du toner et d’autres consommables en temps utile avant qu’ils ne soient épuisés. En proposant la gestion à distance des appareils, la configuration de l’impression, la commande automatique de toner et une assistance à distance intelligente, les fournisseurs de services d’impression peuvent faire tout le travail à votre place et l’intégrer dans un contrat de location ou de leasing. C’est ce que nous appelons «la gestion d'impression ». Cela signifie plus de ruptures de toner durant l’impression d’un document essentiel, plus de maintenance improvisée par quelqu’un dont le temps serait mieux utilisé pour des tâches à plus grande valeur, et bien sûr, un meilleur contrôle des coûts.
Certaines solutions vont plus loin et peuvent également soutenir vos efforts de numérisation d’entreprise en rationalisant les processus de documents numérisés ou en automatisant les tâches courantes, ce qui contribue à alléger la charge. En transférant l’impression vers le cloud, vous vous assurez que les documents sont accessibles à tous les membres de votre équipe, partout et en toute sécurité.
1. Les solutions de gestion d’impression permettent de gagner du temps
Il n’y a jamais assez d’heures dans une journée. En vous libérant du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est plus important, l’impression gérée est un choix pratique pour les propriétaires de petites et moyennes entreprises.
En ce qui concerne l’installation et la configuration, tout est pris en charge par une personne qui se rendra sur site pour connecter l’appareil au cloud ainsi qu’à vos systèmes internes. Pour la maintenance régulière, fini les sous-traitants ou les centres d’appels délocalisés, place à l’assistance amicale des experts Ricoh dans le pays quand vous en avez besoin. Au-delà de la maintenance, vous bénéficiez également d’un support à distance intelligent et de rapports, générant des informations sur la manière dont vos imprimantes sont utilisées afin que vous puissiez réorganiser les ressources en fonction de vos besoins. Vous avez également la possibilité d’ajouter du toner, du papier et des consommables à votre contrat pour bénéficier d’une commande automatique, vous assurant ainsi de ne jamais plus en manquer.
2. Migration sans effort de vos documents numérisés vers le cloud
En plus de réduire la charge administrative liée à la possession d’un périphérique, l’impression gérée peut contribuer à la pérennité de votre entreprise, en numérisant les documents et en automatisant les processus pour améliorer la flexibilité, permettre de nouvelles façons de travailler, et réaliser des économies de temps et d’argent supplémentaires. En ayant accès aux derniers appareils et applications compatibles avec le cloud, les documents peuvent être numérisés à la source, ce qui rend l’information plus accessible et prête pour la collaboration. La numérisation OCR « lit » vos documents, ce qui signifie qu’ils deviennent modifiables, consultables et plus petits à stocker et à partager, débloquant ainsi toute une série de workflows potentiels qui facilitent la vie des entreprises.
Les logiciels d’impression intelligente vous permettent également de mettre en place des workflows automatisés, tels que l’envoi automatique de toutes les factures physiques vers un dossier dédié à la comptabilité fournisseurs ou le stockage des documents d’appel d’offres dans un dossier de conformité sur le cloud, par exemple. Une fois mis en place, ces workflows peuvent être développés et améliorés pour optimiser encore davantage les processus chronophages et répétitifs, permettant à votre équipe de se concentrer sur des activités plus précieuses. Avec la gestion d’impression, vous pouvez collaborer en toute transparence depuis n’importe où, sur n’importe quel appareil, tout en maintenant une sécurité absolue.
3. Sécurité améliorée
La plupart des petites et moyennes entreprises ne sont pas conscientes du risque que les périphériques non protégés, tels que les imprimantes, peuvent représenter pour la sécurité. Les imprimantes étant connectées à des réseaux et à des lecteurs (et utilisées pour manipuler des données sensibles), elles sont souvent un point d’accès ciblé pour les pirates. Les fournisseurs de services d’impression proposent désormais des fonctions intégrées d’amélioration de la sécurité pour protéger votre infrastructure, maintenir la sécurité des données et faciliter la mise en conformité. En utilisant le matériel et les logiciels les plus récents, vous gardez l’esprit tranquille. De plus, grâce à l’assistance et à la maintenance à distance intelligentes, les appareils sont instantanément patchés, ce qui réduit considérablement les possibilités de cyberattaques.
4. Réduction et gestion des coûts
Les imprimantes peuvent représenter un investissement initial coûteux mais essentiel pour la plupart des petites et moyennes entreprises. En offrant la possibilité de louer les périphériques plutôt que de les acheter, le coût est amorti. Ce passage, de CapEx à OpEx dans votre bilan, rend les dépenses entièrement prévisibles, avec en prime la possibilité de renouveler ou de remplacer automatiquement le périphérique par le dernier modèle à la fin du contrat, un peu comme pour votre contrat de téléphone. Il s’agit également d’un choix flexible, offrant la possibilité de s’adapter si les besoins d’impression de votre bureau évoluent. Avec la gestion d'impression, vous n’avez pas à vous soucier d’un actif coûteux ni à vous enfermer dans un contrat non flexible et prépayé.
Pourquoi les solutions d’impression gérée de Ricoh sont-elles le meilleur choix pour les petites et moyennes entreprises ?
Les solutions d’impression essentielles de Ricoh pour les petites et moyennes entreprises ont été conçues pour répondre aux défis auxquels fait face le marché. Nous comprenons que le temps est précieux, que la technologie est un investissement crucial devant être rentable, et que vous avez besoin de plus que du « suffisant » pour développer votre entreprise. C’est pourquoi nos solutions permettent d’accroître la productivité, d’améliorer la collaboration et de renforcer la sécurité. Vous bénéficiez de tous les avantages d’un partenaire technologique qui vous apporte son soutien, mais sous la forme d’une formule rentable. En tant que fournisseur de services numériques, nous voulons vous permettre d’être plus performant, de soutenir votre personnel en toute sécurité et d’être plus agile et productif.
Harald List
Directeur EMEA Gestion des produits et des services, Ricoh Europe