Dans de nombreux bureaux, des systèmes de classement peu commodes voire mal structurés entravent l’efficacité du travail. L’archivage papier se révèle particulièrement inefficace. Le classement manuel d’un document est chronophage. Les recherches de documents vous font souvent perdre beaucoup de temps. C’est pourquoi il est conseillé de numériser la totalité des archives, car cela vous fait non seulement gagner du temps mais vous permet également d’économiser des frais de papier, d’imprimante et d’archivage.
Attention : Il ne suffit pas de numériser les documents pour bénéficier d’un classement clair à l’avenir. Si vous n’appliquez pas un système rigoureux au classement de vos documents, le désordre règnera dans votre ordinateur ou votre cloud. Dans ce cas, vous aurez du mal à retrouver des documents, même s’ils sont numérisés. Nous vous recommandons de respecter les étapes suivantes pour réussir la numérisation de l’archivage des documents existants puis du classement des nouveaux documents.
1. Avant de procéder à la numérisation, réfléchissez à une structure de dossiers appropriée !
Lors de la mise en œuvre d’un nouveau système d’archivage numérique, il est fortement recommandé de procéder de façon structurée. Certains commettent l’erreur de scanner un grand nombre de documents et de les enregistrer, par exemple, sur le bureau. Dans ce cas, il faut les trier après-coup, ce qui est très chronophage.
Il vaut mieux commencer par la mise en place d’une structure de dossiers logique et conviviale avant de procéder au classement du premier document. Choisissez des dossiers et des noms de dossier qui correspondent à vos besoins. Posez-vous les questions suivantes : Quels dossiers choisir pour le premier niveau ? Quel système de dossier dois-je mettre en place dans les sous-répertoires ? Prenez votre temps pour effectuer cette étape, cela vaut vraiment la peine. Toute restructuration ultérieure est extrêmement chronophage.
2. Choisir un système de dossier concret
Il existe de nombreux systèmes de classement susceptibles de vous convenir. Il est important d’éviter les erreurs suivantes :
- La pire des solutions est de placer tous les documents sur le bureau, car vous perdrez rapidement la vue d’ensemble.
- Il est important de limiter le nombre de dossiers. Si vous créez trop de dossiers, vous ne savez plus où se trouvent les documents.
- Par ailleurs, il convient de limiter le nombre de niveaux. Il faut que vous puissiez ouvrir un fichier en trois clics.
Veuillez attribuer un nom précis aux dossiers de tous les niveaux.
3. Remplir le nouveau système de classement avec des fichiers
Dès à présent, vous pouvez copier vos documents dans les différents dossiers ou les y enregistrer. Il convient de commencer par les documents disponibles sous forme numérique. Veuillez copier tous les fichiers qui se trouvent sur votre ordinateur, sur un disque dur externe et sur les appareils mobiles dans le futur système de classement numérique. Si vous avez des documents en pièces jointes dans votre boîte e-mail que vous n’avez pas encore enregistrés, intégrez-les également dans le système de dossiers. Puis, vous pouvez vous occuper des documents papier. Scannez ces documents en procédant par dossier (un dossier après l’autre). Vous pouvez, par exemple, commencer par les factures, ensuite vous vous occuperez des autres types de documents.
4. Pour une efficacité maximale, il convient de numériser systématiquement tous les documents
Si vous optez pour une gestion numérique de documents, il est recommandé de supprimer petit à petit les documents papier. Bien entendu, vous continuerez de recevoir des factures et autres documents sur papier, par exemple des tickets de caisse de commerces de détail. Numérisez-les immédiatement en utilisant par exemple un bon logiciel de comptabilité qui permet de numériser les tickets de caisse. Ces logiciels de comptabilité sont capables d’intégrer automatiquement les données dans votre comptabilité financière, ce qui présente un avantage supplémentaire.
5. Pensez à bien protéger vos données !
Grâce à la numérisation du classement des documents, vous augmentez votre efficacité tout en réduisant vos frais. N’oubliez cependant pas de protéger correctement vos fichiers. Une perte de données aurait des conséquences fatales pour votre entreprise. Des sauvegardes régulières vous permettront d’éviter un tel désastre. Le piratage informatique constitue un autre danger. Pensez à mettre en place des mesures de protection efficaces pour éviter que des tiers non autorisés accèdent à vos données.
6. Mettre en place et gérer les droits d’accès aux dossiers
La question de l’attribution des droits d'accès en interne relève du mécanisme de protection. Les droits d’accès doivent être réglés de manière claire et transparente. Autorisez l’accès à vos données uniquement à des collaborateurs qui en ont besoin pour leur travail. Sinon, vous risquez des fuites de données et la violation de la protection des données.
7. Faites appel à des professionnels spécialisés dans la gestion de documents
Ce guide montre clairement que la numérisation de l’archivage des documents est un processus complexe. Mais vous n’êtes pas livrés à vous-mêmes, vous pouvez vous faire aider par un spécialiste en matière de processus numériques ! Des prestataires de services comme Ricoh proposent des solutions logicielles de grande qualité spécialement conçues pour le classement numérique de documents et vous accompagnent efficacement lors de la mise en œuvre de la transformation numérique de votre entreprise.
Si vous souhaitez augmenter l’efficacité de votre entreprise en optant pour un archivage numérique et systématique de vos documents, prenez rendez-vous avec les professionnels de Ricoh pour vous faire conseiller. Les spécialistes en matière de numérisation en entreprise vous présenteront toutes les options disponibles et vous proposeront des solutions sur mesure.
De nombreuses entreprises ont besoin d’optimiser leurs processus numériques. Pour faire avancer les processus de numérisation, il est indispensable de numériser l’archivage des documents. En alliant un concept bien étudié à un logiciel innovant, le retour sur investissement sera rapide.
Comment classer et retrouver vos documents en sept étapes