Sécurité des informations confidentielles et de la gouvernance documentaire au sein des entreprises
London/ Wallisellen, le 17 mars 2010 - Troisième opus de la série de livres blancs sur l'Indice de Gouvernance Documentaire, l’étude RICOH analyse la façon dont les grandes entreprises européennes intègrent la sécurité dans leur gouvernance documentaire. Les résultats de l’enquête révèlent que la plupart des dirigeants ne disposent pas toujours d’une gestion documentaire centralisée, mettant ainsi leur système d’information et leur pérennité en danger.
La sécurité de l'information et des documents occupe un rôle primordial au sein de l'entreprise, notamment en matière de confidentialité, d'intégrité et de disponibilité des données. Le recours croissant aux technologies augmentant les risques de fuite de l'information, les entreprises sont en droit de se demander si les périphériques d’impression multifonctions n’occasionnent aucune faille dans la sécurité de leur système d’information. RICOH a ainsi saisi l’enjeu que représente la Sécurité pour ses clients et y consacre un livre blanc.
L'étude RICOH cible des dirigeants d’entreprises européennes issues des secteurs du service, des télécommunications, des médias et du service public. Les résultats indiquent que malgré le cadre légal qui régit le secteur financier, ce dernier est le moins concerné avec seulement 46% des entreprises indiquant avoir mis en place une stratégie de sécurisation documentaire ; le pourcentage atteint 33% dans le service public, 43% dans le secteur des services et 48% dans celui des télécommunications et des médias. Les résultats démontrent que même les secteurs les plus réglementés pourraient améliorer la sécurité de leurs informations sensibles et gérer leurs documents d'une façon plus efficace.
Près de la moitié des dirigeants d'entreprises européennes (49%) a conscience de la nécessité d'assurer la sécurité documentaire dans leur organisation (documents numériques et imprimés). Cependant, seule une minorité d'entre eux met en place une politique de sécurisation de leurs informations confidentielles.
Cette absence de politique de sécurité peut être liée à une gouvernance documentaire décentralisée. Dans la plupart des cas, l'impression est gérée par plusieurs collaborateurs de l'entreprise, voire plusieurs directions. Il résulte de cette approche fragmentée une duplication et une certaine inefficacité impactant la productivité et la pérennité des entreprises.
Ian Winham, Exécutive vice président et CFO RICOH Europe : « Les entreprises européennes sont aujourd'hui confrontées à des risques croissants corrélés à l'évolution des obligations réglementaires et à la pression de leurs clients; l'expansion des technologies numériques les contraint également à davantage de responsabilité. Le moyen le plus efficace pour faire face à ces enjeux et rester profitable consiste à faire en sorte que les actifs documentaires des entreprises soient partie intégrante de la stratégie générale en matière de gestion et de sécurité documentaire. En mettant en place une gouvernance documentaire centralisée et dont la responsabilité est clairement définie, les entreprises peuvent réduire le risque que leurs données confidentielles se retrouvent aux mains de la concurrence et améliorer considérablement la rentabilité et l'efficacité des procédures à travers toute l'entreprise. »
Pour télécharger le document et en apprendre plus sur les résultats de cette étude, rendez-vous sur http://research.ricoh-europe.com/fr/
A propos de l'Indice Ricoh sur la Gouvernance Documentaire
Sur la période juillet-août 2009, 311 interviews ont été réalisées au total auprès de cadres supérieurs (DG et équivalent). Ces entretiens ont ciblé de grandes et moyennes entreprises européennes issues de différents secteurs (finance, services aux entreprises, services publics, télécommunications et médias) dans plusieurs pays (Belgique, France, Allemagne, Italie, Espagne, Irlande, Pays-Bas et Royaume-Uni). Toutes les personnes interviewées sont responsables de toute ou partie de la gestion documentaire au sein de leur entreprise. L'étude a été réalisée de façon à garantir une information représentative à travers l'Europe et au sein de chaque secteur d'activité analysé.
