Vom Aktenschrank in die Cloud: Die Rolle von Druckern bei der Digitalisierung und Automatisierung von Workflows
Da sich unsere Arbeitsweisen durch Digitalisierung immer stärker verändern, könnte man meinen, dass Drucker am heutigen Arbeitsplatz keine grosse Bedeutung mehr haben. Weit gefehlt! Druckinfrastrukturen werden viel genutzt und entwickeln sich weiter. Deshalb spielen sie bei der Digitalisierung und Automatisierung von Dokumenten-Workflows eine zentrale Rolle.
In diesem Artikel erfahren Sie, warum IT- und Facility-Manager unbedingt intelligente Drucker in ihre Digitalisierungspläne aufnehmen sollten. Ausserdem finden Sie Tipps und Ratschläge, wie Sie das Beste aus Ihrer digitalen Druckinfrastruktur herausholen.
Der Bedarf an Druckern in einer digitalen Welt
Zunächst möchte ich Ihnen einige aktuelle Forschungsergebnisse vorstellen. In einer Studie von Quocirca berichteten mehr als zwei Drittel (69 %) der Unternehmen, die Managed Print Services (MPS) nutzen, dass sie ihre Digitalisierungspläne beschleunigen. Bei den Unternehmen, die keine MPS nutzen, waren dies nur 40 %. Fast zwei Drittel (65 %) der IT-Entscheidungsträger fanden es extrem oder sehr wichtig, dass ihr Druckanbieter auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützen kann.
Trotz umfangreicher Digitalisierungsinitiativen werden Unternehmen weiterhin auf Drucken angewiesen sein. Während 46 % der Unternehmen, die ihre Digitalisierungspläne beschleunigen, von einem Rückgang des Druckvolumens bis 2025 ausgehen, erwarten 38 % einen Anstieg. Dies spiegelt den Trend zu einem „papierärmeren“, aber nicht völlig papierlosen Büro wider.
Warum sind Drucker für die Digitalisierung so wichtig?
Auch wenn jedes Unternehmen seine Eigenheiten hat, werden physische Dokumente in bestimmten Fällen unverzichtbar bleiben. Deshalb gilt es, bei der Digitalisierungsstrategie das richtige Gleichgewicht zu finden und eine optimal geeignete Druckinfrastruktur zu entwickeln.
Moderne Multifunktionsdrucker sind längst keine traditionellen Papiergeräte mehr, sondern äusserst vielseitige, programmierbare digitale Werkzeuge. Durch einen strategischen Ansatz schaffen diese Geräte erheblichen Mehrwert, indem sie die Geschäftsabläufe optimieren und zu flexibleren Arbeitsweisen beitragen.
Moderne Cloud-fähige Geräte, wie die IM-C-Reihe von Ricoh, sind leistungsstarke digitale Hubs, die den gesamten Dokumenten-Workflow abdecken und ein bedarfsgerechtes Digitalisieren und Ausdrucken von Dokumenten ermöglichen. So können zum Beispiel physische Dokumente digitalisiert und über Office 365, SharePoint und andere Cloud-basierte Anwendungen direkt in automatisierte Workflows eingebunden werden. Oder digitale Dokumente lassen sich überall vom Desktop oder Mobilgerät aus direkt in physische Assets umwandeln, damit sie von einem zentralen Ort versendet werden.
Von Papier zu digital
Wenn gescannte Dokumente von Druckern, die mit der Cloud verbunden sind, in bearbeitbare und durchsuchbare digitale Formate umgewandelt werden können, entstehen zahlreiche Vorteile für das Unternehmen und seine Mitarbeiter:
- Effizienz: Durchsuchbare Dokumente erleichtern das schnelle Auffinden bestimmter Informationen, z. B. durch die Suche nach Schlüsselwörtern oder Phrasen. Dies beschleunigt die Bearbeitung der Dokumente und lässt den Mitarbeitern mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
- Zusammenarbeit: Mehrere Teammitglieder können digitale Dokumente gemeinsam bearbeiten, selbst aus der Ferne. Dies fördert die Kommunikation und Teamarbeit im Unternehmen.
- Genauigkeit: Die manuelle Eingabe von Daten aus Papierdokumenten kann zu Fehlern führen. Durch das Scannen und Konvertieren von Dokumenten ins digitale Format wird diese Gefahr vermieden und eine höhere Datengenauigkeit gewährleistet.
- Höhere Sicherheit: Digitale Dokumente können sicherer gespeichert und einfacher verwaltet werden als Papierdokumente. Der Zugriff auf digitale Dateien lässt sich kontrollieren und überwachen, und sensible Informationen können verschlüsselt oder durch ein Passwort geschützt werden.
- Umweltauswirkungen: Digitalisierung reduziert den Papierverbrauch und damit den ökologischen Fussabdruck eines Unternehmens. Dies kommt der Umwelt zugute, und die Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung des Unternehmens steigt.
Warum ist ein spezialisierter Anbieter von Managed Print & Automation Services der richtige Partner?
Die Verwaltung einer Druckinfrastruktur kann sehr zeitaufwendig sein. Die Mitarbeiter müssen mit Druckdienstleistern in Kontakt bleiben, Serviceverträge überwachen, Vorräte verwalten und Probleme beheben, was eine hohe Arbeitslast bedeutet.
Wie auch in vielen anderen Geschäftsbereichen erweist sich Outsourcing als äusserst effektive Lösung. Dadurch bekommen Sie Best-Practice-Beratung, umfassendes Know-how und die neueste, nachhaltigste Technologie bereitgestellt und können häufig Kosten einsparen. Aus diesem Grund ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Anbieter von Managed Print & Automation Services (MP&AS) eine vorteilhafte Wahl.
Der richtige Partner bietet auch Fachwissen über den Druck hinaus. Er berücksichtigt die gesamte Druckinfrastruktur und berät Sie in puncto Produktivität und Effizienz, Speicherung und Nutzung von Daten. Dadurch werden Prozesse automatisiert, Arbeitsabläufe gestrafft und Technologien optimiert.
Digitalisierung stellt ein strategisches Ziel dar, und ein spezialisierter MP&AS-Partner kann wesentlich dazu beitragen, dass Unternehmen dieses Ziel erreichen.
Wie wählen Sie den richtigen Managed-Print-Anbieter?
- Erfahrung mit digitaler Transformation: Suchen Sie nach einem fachkundigen Anbieter, der nachweisen kann, dass er bereits Unternehmen beim Übergang von papierbasierten zu digitalen Workflows betreut hat.
- Mehr als nur Technologie: Achten Sie nicht nur auf das Technologieangebot. Ein zuverlässiger Anbieter sollte Sie über Best Practices beraten und Ihnen bei der Einführung neuer Methoden zur Dokumentenverwaltung und Workflow-Automatisierung helfen.
- Wissen über Change Management: Wählen Sie einen Anbieter, der über langjährige Erfahrung mit Change Management verfügt und Ihr Unternehmen bei der Einführung verbesserter Arbeitsweisen unterstützen kann.
- Branchenkenntnisse: Wählen Sie einen Anbieter mit Erfahrung in verschiedenen Sektoren, der sein Angebot genau auf die Bedürfnisse Ihrer Branche zuschneiden kann, da jede Branche ihre speziellen Anforderungen und Eigenheiten hat.
- Unterstützung für Unternehmen jeder Grösse: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter sowohl kleine als auch grosse Unternehmen unterstützen kann und dass er die richtige Infrastruktur, Beratung und Hilfe bietet, die Sie für Ihren digitalen Übergang benötigen – unabhängig von Ihrer Grösse und Ihrem Standort.
Förderung Ihrer Digitalisierung und Workflow-Automatisierung
Harald List
Director EMEA Product & Services Management, Ricoh Europe
