Die Studie verdeutlicht, dass der Bereich Dokumentenmanagement in europäischen Unternehmen
nicht zentralisiert ist. Auch mangelt es oft an einer einheitlichen Regelung der Zuständigkeiten für
diesen Bereich. Die Mehrzahl der Befragten sagt, dass in ihrem Unternehmen die Verantwortung
für den Bereich Dokumentenmanagement auf mehrere Schultern verteilt ist; in 60 Prozent der
Unternehmen liegt diese Verantwortung bei jedem einzelnen Mitarbeiter. Dabei gaben 61 Prozent
der Unternehmen an, dass Bereichsleiter, wie zum Beispiel Personalchefs, Büroleiter sowie
Vertriebs- und Marketingleiter, zumindest einen Teil der Verantwortung für das
Dokumentenmanagement übernähmen. Ein zentralisierter Ansatz mit neu gestalteten
Dokumentenmanagement-Prozessen, die auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens
zugeschnitten sind, würde eine umfassende Ausschöpfung des Einsparpotenzials ermöglichen.
„Führungskräfte müssen Geschäftsabläufe ständig optimieren, doch dabei bleiben die Prozesse
des unternehmensweiten Dokumentenmanagements in vielen Organisationen unberücksichtigt“,
erklärt Simon Sasaki, CEO von RICOH Europe. „Obwohl sie die unmittelbaren Vorteile kennen,
setzen die meisten Unternehmen in Europa keine Strategie für das Dokumentenmanagement um.
Hohe Ausgaben, geringere Produktivität und Dokumentensicherheit sowie negative Auswirkungen
auf die CO2-Bilanz sind die Folge. In diesem oft vernachlässigten Bereich sollten Führungskräfte
den direkten und strategischen Nutzen für ihr Unternehmen genau im Blick haben und die
Verantwortung für das unternehmensweite Dokumentenmanagement einem leitenden Angestellten
übertragen. Die Effizienz dieses Bereichs lässt sich mit einfachen Mitteln optimieren, und RICOH
bietet seinen Kunden hierbei einen echten Mehrwert. Als erfahrener Lösungsanbieter steigern wir
bei unseren Kunden die Produktivität und Dokumentensicherheit. Wir verbessern ihre
Arbeitsabläufe rund um das Dokument und berücksichtigen dabei die entsprechenden Bedürfnisse
jeder einzelnen Abteilung."
Document Governance in der Praxis
Eine bedeutende europäische Nichtregierungsorganisation mit über 2’000 Mitarbeitern in
Deutschland wollte die Benutzerfreundlichkeit, den Papierverbrauch und die automatische
Versorgung mit Verbrauchsmaterial optimieren. Durch die Standardisierung der Druckinfrastruktur
im Rahmen einer umfassenden Gesamtlösung konnte RICOH die Kosten für das
unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement um rund 30 Prozent senken.
Eine Supermarktkette in Grossbritannien und Nordirland mit 502 Filialen und 209
Verbrauchermärkten verzeichnete intern ein Ansteigen des Druck- und Kopieraufkommens,
verfügte jedoch nur über eine teure und ineffiziente Druckinfrastruktur. Mit der Ausgliederung aller
Druckdienstleistungen an RICOH konnte das Unternehmen innerhalb von drei Jahren eine halbe
Million Britische Pfund einsparen. In einer zweiten Projektphase wurden mit dem Austausch der
Arbeitsplatzdrucker durch effizientere und kostengünstigere Drucksysteme weitere 500’000
Britische Pfund eingespart.
Ein globaler Vermarkter von Sportschuhen mit über 30’000 Beschäftigten wollte seine Supply
Chain optimieren. Die Gewährleistung der stabilen, sicheren und den gesetzlichen Vorgaben
entsprechenden elektronischen Abrechnungsprozesse beansprucht viele Ressourcen. Bei diesem
komplexen und zeitaufwändigen internen Prozess fielen Kosten von ungefähr vier Millionen Euro
pro Jahr für den Versand von 4,5 Millionen gedruckten Rechnungen an. Im Rahmen einer
Ausgliederung der gesamten Rechnungsverwaltung steuerte RICOH die Umstellung von der
gedruckten zur elektronischen Rechnung und übernahm das gesamte Druckmanagement der
Rechnungsstellung. Über die kommenden drei Jahre sollen so Einsparungen von schätzungsweise
drei Millionen Euro erzielt werden.
